Informativa sul trattamento dei dati personali

INFORMATIVA PRIVACY RIFERITA AL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI DI CANDIDATI.

Normativa Privacy Europea REG.UE 2016/679 GDPR, ART.12,13,14

1. INTRODUZIONE

La presente Informativa Privacy (“Informativa”) descrive il trattamento dei dati personali dei candidati raccolti mediante il sistema di reclutamento online e offline di Hippocrates Holding S.p.A. e le pagine careers in cui la società è attiva (complessivamente “Sistema di Reclutamento”).

La presente Informativa si applica ai dati personali inviati, per mezzo del Sistema di Reclutamento, direttamente dai candidati o da agenzie e reclutatori per conto dei candidati stessi. La presente Informativa descrive le attività delle società Hippocrates Holding S.p.A. a cui sta presentando domanda di lavoro per una posizione aperta. Per “Gruppo Hippocrates” si intende Hippocrates, le sue controllate, consociate e affiliate.

2. INFORMAZIONI DI CARATTERE GENERALE E DIRITTI DEGLI INTERESSATI (GDPR - Art.13, Comma1, Lettere a, b)

Si informano i candidati (di seguito “interessati”, ex Art.4, c.1 del GDPR) che i rapporti lavorativi instaurati con lo scrivente Titolare comportano il trattamento di dati personali, nel rispetto dei seguenti principi di carattere generale:

• tutti i dati personali sono trattati nel rispetto delle vigenti normative privacy applicabili (Reg. UE 2016/679 e D.Lgs.196/2003, così come modificato e integrato dal D.Lgs.101/2018);
• tutti i dati sono trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato, nel rispetto dei principi generali previsti dall’Art.5 del GDPR;
• specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti, o non corretti ed accessi non autorizzati; il Titolare del Trattamento è la scrivente Società a cui è possibile rivolgersi per esercitare tutti i diritti previsti dagli art.15-21 del GDPR:
• diritto di richiedere la presenza e l’accesso a dati personali che lo riguardano (Art.15 “Diritto di accesso”)
• diritto di ottenere la rettifica/integrazione di dati inesatti o incompleti (Art.16 “Diritto di rettifica”)
• diritto di ottenere, se sussistono giustificati motivi, la cancellazione dei dati (Art.17 “Diritto alla cancellazione”)
• diritto di ottenere la limitazione del trattamento (Art.18 “Diritto alla limitazione”)
• diritto di ricevere in formato strutturato i dati che lo riguardano (Art.20 “Diritto alla portabilità)
• diritto di opporsi al trattamento ed a processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione (Art.21, 22)
• diritto di revocare un consenso precedentemente prestato;
• diritto di presentare, in caso di mancato riscontro, un reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati.

Dati di contatto Titolare del trattamento:

Hippocrates Holding S.p.A. Via Manzoni 38, 20121 Milano

Dati di contatto Data Protection Officer (DPO):

Marta Massarelli – [email protected]

3. FINALITA’ E BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO

Di seguito vengono elencate le finalità del trattamento, anche in relazione a categorie particolari di dati, nonché́ le basi giuridiche del trattamento:

• Creazione e gestione del suo account nel sistema di reclutamento della società e delle candidature. 
• Valutazione delle sue abilità, qualifiche e interessi in virtù della posizione per cui è stata presentata domanda o per altre posizioni all’interno del Gruppo Hippocrates.
• Verifica delle sue informazioni, incluso le referenze.
• Comunicazioni con Lei in relazione al procedimento di candidatura e reclutamento o per inviarle informazioni su altre posizioni all’interno del gruppo Hippocrates a cui può essere interessato.
• Funzionamento, valutazione e ottimizzazione del sistema di reclutamento, del monitoraggio delle candidature e delle attività e comunicazioni di reclutamento (inclusa l’analisi della nostra base di candidati, l’analisi delle attività di assunzione e dei trend, l’individuazione di carenze di qualifiche o abilità e l’utilizzo delle informazioni per abbinare candidati e potenziali opportunità).
• Individuazione, prevenzione e reazione o attività potenzialmente illegali, abuso del sistema di reclutamento, violazione di proprietà intellettuali o altre violazioni alla legge, alla presente informativa o alle politiche di Hippocrates.
• Esecuzione di audit, valutazioni, assistenza e attività di verifica e risoluzione dei problemi connessi al sistema di reclutamento.
• Attività di back up dei nostri sistemi (incluse finalità di disaster recovery) e di miglioramento generale della sicurezza del sistema di reclutamento.
• Rispettare e far rispettare gli obblighi giuridici (compresi quelli derivanti da procedimenti giudiziari, quali ordinanze giudiziarie, mandati, citazioni a comparire) e adempiere ai nostri obblighi contrattuali.

Se accetta un’offerta di lavoro di Hippocrates o di società del gruppo, le informazioni ottenute mediante il sistema di reclutamento e il procedimento di reclutamento diventeranno parte del suo employment record soggetto alla legge applicabile. Le modalità con cui analizziamo i dati personali per finalità̀ di reclutamento possono includere la “profilazione”, il che significa che possiamo trattare i suoi dati personali utilizzando software che valutano le informazioni che ci ha fornito per organizzare e suddividere i candidati (ad esempio, per stilare una potenziale lista di candidati in virtù di un insieme di criteri definiti per una particolare posizione, ma non per escludere candidati). Non utilizziamo questa tecnologia per adottare decisioni automatizzate sui candidati o con modalità che possano comunque avere effetti giuridici o un impatto significativo su di Lei.

Dobbiamo essere legittimati da una base giuridica per trattare i suoi dati personali. Nella maggior parte dei casi la base giuridica del trattamento sarà una delle seguenti:

• Adempimento delle obbligazioni contrattuali derivanti dal suo contratto di lavoro con noi, per esempio i suoi dati di contatto e informazioni sul suo conto bancario. Qualora i dati necessari per tali finalità non ci vengano forniti, ciò ovviamente può impedire o ritardare l’adempimento di queste obbligazioni contrattuali.
• Adempimento degli obblighi giuridici (ad esempio obblighi sanitari e di sicurezza che dobbiamo rispettare in quanto datori di lavoro) o nei confronti di terzi (ad esempio le autorità fiscali).
• Perseguimento dei nostri legittimi interessi, per esempio comprendere come utilizza i nostri servizi per sviluppare nuovi servizi per la carriera. Inoltre, per gestire efficacemente i nostri potenziali dipendenti e proteggerci contro furti o altri reati. Quando trattiamo dati personali per perseguire i nostri legittimi interessi, adottiamo misure di sicurezza per proteggere la sua privacy.

Otteniamo il suo consenso per raccogliere e utilizzare determinate categorie di dati personali quando ci viene richiesto dalla legge (ad esempio, quando trattiamo categorie particolari di dati personali). Se Le chiediamo il consenso per trattare i suoi dati personali, può in ogni momento revocare il Suo consenso contattandoci utilizzando le informazioni fornite nella sezione “Contattaci” sottostante.

4. AMBITO DEL TRATTAMENTO (GDPR - Art.13, Comma1, Lettere e, f)

I dati sono trattati da soggetti interni regolarmente autorizzati ed istruiti ai sensi dell’Art.29 del GDPR (è facoltà dell’interessato richiedere gli estremi identificativi dei soggetti, interni ed esterni, che eventualmente operino sui sistemi informatici con credenziali di Amministratori di Sistema). I dati non sono oggetto di diffusione o trasferimento verso paesi extra-UE. È possibile richiedere l'ambito di comunicazione esterno dei dati personali, ottenendo precise indicazioni su eventuali soggetti esterni che operano in qualità di Responsabili o Titolari autonomi del trattamento. Ferme restando le comunicazioni eseguite in adempimento di obblighi di legge e contrattuali, tutti i dati raccolti ed elaborati potranno essere comunicati in Italia ed Europa esclusivamente per le finalità sopra specificate a:

• Enti pubblici (INPS, INAIL, Direzione provinciale del lavoro, Uffici fiscali, ecc.);
• Fondi o casse anche private di previdenza e assistenza;
• Studi medici/società di consulenza in adempimento degli obblighi in materia di igiene e sicurezza del lavoro;
• Società di assicurazioni e Istituti di credito;
• Organizzazioni sindacali cui lei abbia conferito specifico mandato;
• Organizzazioni imprenditoriali cui aderisce l'azienda.
• Consulenti del Lavoro e/o Società specializzate nella elaborazione dei cedolini paga, loro dipendenti e collaboratori;
• Professionisti o Società di servizi per l'amministrazione e gestione aziendale che operino per conto della nostra azienda.

5. MODALITA’ DEL TRATTAMENTO E TEMPO DI CONSERVAZIONE (GDPR Art.13, Comma2, Lett. a)

Il trattamento dei dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’Art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. I dati personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato. I dati personali dei candidati potrebbero essere oggetto di processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione. I dati verranno trattati per dodici mesi e anche successivamente, per tempi coerenti con esigenze di continuità operativa aziendale, per obblighi di legge e per l’eventuale esercizio di difesa in sede giudiziaria.

6. CONFERIMENTO DATI (GDPR Art.13, Comma2, Lett. e)

Il conferimento dei dati è necessario per tutto quanto è richiesto dagli obblighi legali e contrattuali e pertanto l'eventuale rifiuto a fornirli in tutto o in parte può dar luogo all'impossibilità per la Scrivente di dare esecuzione al contratto o di svolgere correttamente tutti gli adempimenti, quali quelli di natura retributiva, contributiva, fiscale e assicurativa, connessi al rapporto di lavoro.