1. Disposizioni generali
Con la presente informativa privacy (di seguito anche “Informativa”), fornita ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (General Data Protection Regulation) e del D.Lgs. 193/2003 come modificato dal successivo D.Lgs. 101/2018, Oktopous Srl (di seguito anche “Società” o “Titolare), nella propria qualità di titolare del trattamento, intende informare i Candidati, nell'ambito dei processi di ricerca, selezione e valutazione di personale commissionati alla Società da soggetti terzi, circa le modalità e le finalità di utilizzo e trattamento delle informazioni e dei dati personali forniti alla Società dai Candidati attraverso i più svariati canali (tra cui, a titolo esemplificativo e non esaustivo: sito web della Società www.oktopous.it, posta elettronica, social network etc.) ovvero in occasione di call e/o colloqui online e/o nell'ambito di qualsivoglia altra forma di valutazione online, ai fini dell'instaurazione di un rapporto di lavoro o di collaborazione.
La presente Informativa è valida sia per la navigazione dei Candidati all'interno del sito web della Società www.oktopous.it (in seguito “Sito”) sia per la fruizione dei servizi messi a disposizione dei Candidati per il tramite del Sito stesso, indipendentemente dalla modalità di accesso o utilizzo (inclusi dispositivi mobili e app).
I Candidati, accedendo al Sito, utilizzando i servizi del Sito e fornendo i loro dati personali alla Società per il tramite del Sito stesso, riconoscono ed accettano la presente Informativa e prestano il loro espresso consenso al trattamento e alla divulgazione dei loro dati personali in base alle modalità e per le finalità stabilite nella stessa.
Attenzione: la presente Informativa non riguarda i siti web di terzi eventualmente consultati e raggiunti dai Candidati tramite collegamento ipertestuale (“link”) e potrà subire modifiche ed aggiornamenti a causa dell'introduzione di nuove norme al riguardo; la Società invita pertanto i Candidati a consultare periodicamente la presente pagina.
2. Scopo dell’Informativa
Questa Informativa indica come la Società tratta le informazioni e i dati personali forniti dai Candidati attraverso i più svariati canali (tra cui, a titolo esemplificativo e non esaustivo: sito web della Società www.oktopous.it, posta elettronica, social network etc.) ovvero in occasione di call e/o colloqui online e/o nell'ambito di qualsivoglia altra forma di valutazione online, ai fini dell'instaurazione di un rapporto di lavoro o di collaborazione.
Tale Informativa mira a rendere edotti i Candidati, prima che conferiscano i loro dati personali, delle ragioni per le quali li forniscono, delle conseguenze del loro conferimento e della sorte, sotto vario profilo, delle informazioni comunicate, consentendo, in questo modo, ai Candidati di esprimere un consenso libero e informato.
3. Titolare del trattamento dei dati
La Società tratta i dati personali dei Candidati come titolare. I dati identificativi e i riferimenti della Società sono i seguenti:
Oktopous Srl
Via Togliatti, 2
20027 Rescaldina (Mi)
p.iva 08458010967
email [email protected]
4. Disciplina applicabile e ambito di applicazione
La Società opera il trattamento dei dati personali dei Candidati in conformità alla disciplina stabilita dalle Leggi Nazionali sulla protezione dei dati personali, alla disciplina dell’Unione Europea in materia di protezione dei dati personali stabilita dal GDPR, alla prassi elaborata dal Garante per la protezione dei dati personali.
L’Informativa si applica ai trattamenti dei dati personali dei Candidati effettuati dalla Società nell’espletamento delle attività di ricerca, selezione e valutazione del personale commissionatile da soggetti terzi (professionisti, società, imprese individuali, enti, organizzazioni etc.), ai fini dell'instaurazione di un rapporto di lavoro o di collaborazione.
5. Dati personali trattati
La Società tratta le seguenti categorie di dati personali comunicati volontariamente dai Candidati, sia in caso di candidatura spontanea sia in caso di candidatura in risposta a specifici annunci di ricerca e selezione del personale pubblicati dalla Società per conto di soggetti terzi committenti:
a) dati anagrafici, identificativi e di contatto forniti dai Candidati nei loro profili, inclusi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, nome, cognome, genere, data di nascita, luogo di nascita, nazionalità, contatti telefonici, indirizzo di posta elettronica, indirizzo di residenza e fotografia;
b) informazioni relative all'istruzione, alla formazione e alle precedenti esperienze lavorative fornite dai Candidati nella loro candidatura, tra cui: percorso di istruzione, percorso di formazione, titoli di studio, titoli accademici, titoli abilitativi, attestati, qualifiche, certificazioni, iscrizioni in albi, registri o elenchi abilitativi la professione, competenze, conoscenze linguistiche, esperienze formative, esperienze lavorative, dati retributivi e contrattuali, lettere di referenza;
c) dati provenienti da valutazioni online (ad esempio test di personalità o test di capacità cognitiva o test psicoattitudinali) o da interviste video rese dai Candidati;
d) collegamenti (se caricati dai Candidati) a profili personali creati su siti di networking professionale, per es. profilo LinkedIn;
f) qualsiasi altro dato personale inserito dai Candidati nei loro curricula o fornito dagli stessi tramite email e/o durante una call e/o un colloquio online e/o nell'ambito di qualsivoglia altra forma di valutazione on line.
La Società tratta i dati dei Candidati definibili come comuni - che non rientrano cioè nella definizione di dati sensibili e/o giudiziari delle Leggi Nazionali sulla protezione dei dati personali e nella nozione di categorie particolari di dati personali del GDPR nonché nella definizione di dati relativi alla salute (congiuntamente definiti “Dati Particolari”, vale a dire i dati idonei a rivelare lo stato di salute, l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, le opinioni politiche, l'orientamento sessuale, lo stato di salute etc.) - fatta eccezione per alcuni Dati Particolari contenuti nei curricula e/o che la Società è tenuta a conoscere in ragione del rapporto di lavoro o di collaborazione che potrà essere instaurato, quali, in particolare, l’eventuale appartenenza a categorie protette per le quali la legge prevede particolari trattamenti economici e/o giuridici o l’esito di visite mediche precedenti all’eventuale assunzione. Con specifico riferimento ai Dati Particolari oggetto di eventuale trattamento da parte della Società, si precisa che, ai fini della presente Informativa, sono compresi in tale categoria unicamente i dati strettamente necessari con riguardo alle modalità di svolgimento dell’attività lavorativa oggetto della procedura di selezione alla quale partecipano i Candidati e/o dati che costituiscono un requisito essenziale e determinante ai fini dello svolgimento dell’attività lavorativa oggetto della procedura di selezione alla quale partecipano i Candidati. I Candidati sono pertanto invitati a non inviare Dati Particolari se non siano strettamente pertinenti alle ipotesi di cui sopra e in ogni caso con il loro specifico consenso al trattamento dei medesimi.
6. Modalità di raccolta dei dati
La raccolta dei dati personali dei Candidati, inclusi i Dati Particolari, può avvenire a seguito di ricezione di curricula tramite il sito web della Società, a mezzo e-mail, a mezzo posta, mediante consegna diretta o tramite qualunque altro mezzo di comunicazione.
La ricezione dei curricula può avvenire a seguito di invio spontaneo ovvero in risposta ad un annuncio di ricerca e selezione del personale pubblicato dalla Società.
Ulteriori dati personali potranno essere forniti dai Candidati o raccolti presso gli stessi in occasione di call e/o di colloqui online o nell'ambito di altre forme di valutazione online.
7. Finalità e base giuridica del trattamento dei dati
La Società effettua il trattamento dei dati personali, inclusi i Dati Particolari, del Candidato per la gestione della candidatura (sia quella spontanea dei Candidati che quella in risposta ad uno specifico annuncio) per finalità connesse e/o strumentali allo svolgimento delle attività di ricerca, selezione e valutazione del personale poste in essere dalla Società per conto di soggetti terzi committenti, per verificare la compatibilità e l'inerenza del profilo del Candidato a quello professionale ricercato e, dunque, la concreta attitudine del Candidato a rivestire il ruolo oggetto di selezione, ai fini dell'eventuale futura instaurazione di un rapporto di lavoro o di collaborazione.
Tutto questo può comprendere: l’inserimento dei dati del Candidato nei database della Società; l’invio dei dati del Candidato a potenziali datori di lavoro; la richiesta delle referenze del Candidato a eventuali suoi precedenti datori di lavoro (salvo non risulti ancora in corso un rapporto di subordinazione con i medesimi); la raccolta dei dati del Candidato da fonti pubblicamente accessibili (come Linkedln).
In caso di candidatura in risposta ad uno specifico annuncio, i dati del Candidato possono essere trattati anche per future ricerche e selezioni del personale, se il Candidato non si oppone a tale trattamento al momento del conferimento dei dati o successivamente. In tal caso, i dati del Candidato saranno trattati esclusivamente nell’ambito della specifica selezione per la quale si è candidato.
I dati del Candidato possono essere utilizzati anche per attività volte a segnalare eventi formativi, di networking o di recruiting organizzati dalla Società, da società del gruppo o da partner commerciali.
La Società tratta i dati personali dei Candidati in caso sussista una delle seguenti condizioni:
- il Candidato ha prestato il consenso per una o più finalità specifiche;
- il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto e/o all’esecuzione di misure precontrattuali;
- il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetta la Società;
- il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o per l’esercizio di pubblici poteri di cui è investita la Società;
- il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse della Società o di terzi.
8. Facoltatività/obbligatorietà del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati personali dei Candidati per le finalità di cui alla presente Informativa non ha natura obbligatoria ed è rimesso alla volontà degli stessi presentare i loro curricula.
Si precisa però che la comunicazione ed il trattamento dei dati dei Candidati costituiscono un requisito necessario al fine di procedere all'attività di ricerca, selezione e valutazione del personale.
Ne consegue che l’eventuale rifiuto dei Candidati a fornire, in tutto o in parte, dati personali, inclusi i Dati Particolari, necessari ed essenziali per la verifica delle competenze e delle condizioni indispensabili con riferimento alla posizione lavorativa e/o di collaborazione oggetto della ricerca, non permetterà alla Società di espletare le attività necessarie e strumentali all’eventuale futura instaurazione di un rapporto di lavoro e/o di collaborazione con i soggetti terzi committenti della Società.
9.Categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza
Per le finalità sopra descritte i dati personali dei Candidati saranno trattati dalla Società, dai Responsabili del trattamento da questa nominati, nonché dai soggetti autorizzati al trattamento e perciò vincolati alla riservatezza.
I dati personali dei candidati potranno essere comunicati ai seguenti Responsabili del trattamento esterni:
- società/studi professionali che prestano attività di assistenza, consulenza o collaborazione in favore della Società in materia contabile, amministrativa, fiscale, legale, tributaria, commerciale e finanziaria;
- terzi fornitori di servizi cui la comunicazione sia necessaria per l’adempimento delle prestazioni oggetto del contratto.
I soggetti appartenenti alle categorie sopra riportate operano in totale autonomia in qualità di Responsabili del trattamento nominati a tali fini.
Inoltre, anche a seguito di ispezioni o verifiche (qualora richieste), i dati personali potranno essere comunicati a tutti gli organi ispettivi preposti a verifiche e controlli inerenti la regolarità degli adempimenti di legge.
I dati personali dei Candidati saranno comunicati anche ai soggetti terzi che hanno commissionato alla Società l'attività di ricerca e selezione del personale.
10. Modalità di trattamento dei dati
Il trattamento dei dati personali dei Candidati, inclusi i Dati Particolari, è improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e minimizzazione dei dati e potrà essere effettuato sia per mezzo di strumenti manuali (cartacei) che informatici (ovvero mediante il loro inserimento nel sistema informatico aziendale), in modo tale da garantire la loro sicurezza e riservatezza (specialmente in caso di utilizzo di tecniche di comunicazione a distanza con i soggetti esterni sopra indicati), anche mediante, quando possibile, l’utilizzo di tecniche di cifratura o anonimizzazione dei dati stessi.
Il Titolare si impegna a trattare i dati personali dei Candidati, inclusi i Dati Particolari, con mezzi idonei a ridurre il rischio di dispersione o violazione da parte di terzi non autorizzati.
11. Modalità e durata di conservazione dei dati
I dati personali dei Candidati, trattati per le finalità descritte nella presente Informativa, saranno conservati per il tempo strettamente necessario a raggiungere quelle stesse finalità per cui sono stati raccolti e saranno successivamente conservati esclusivamente per scopi gestionali e per proteggere gli interessi del Titolare dalle possibili responsabilità basate su tali trattamenti.
12. Diritti dei Candidati
Ai sensi degli articoli 13, comma 2, lettere b) e d), nonché degli articoli da 15 a 21 del Regolamento UE 2016/679 GDPR, i Candidati possono, nei casi previsti, esercitare i seguenti diritti:
· l’accesso: il Candidato può chiedere conferma che sia o meno in essere un trattamento di dati che lo riguardano, oltre a maggiori chiarimenti circa le informazioni di cui alla presente informativa.
· la rettifica: il Candidato può chiedere di rettificare o integrare i dati che ci ha fornito, qualora inesatti.
· la cancellazione: il Candidato può chiedere che i suoi dati vengano cancellati, qualora non siano più necessari alle finalità perseguite dal Titolare, in caso di revoca del consenso o sua opposizione al trattamento, in caso di trattamento illecito, ovvero qualora vi sia un obbligo legale di cancellazione.
· la limitazione: il Candidato può chiedere che i suoi dati siano trattati solo ai fini della conservazione, con esclusione di altri trattamenti, per il periodo necessario alla rettifica dei suoi dati oppure in caso di trattamento illecito per il quale lo stesso si oppone alla cancellazione oppure qualora il Candidato debba esercitare i suoi diritti in sede giudiziaria e i dati conservati dal Titolare gli possano essere utili oppure, infine, nel caso in cui il Candidato si sia opposto al trattamento e sia in corso una verifica sulla prevalenza dei legittimi motivi del Titolare rispetto ai suoi.
· l'opposizione: il Candidato può opporsi in qualunque momento al trattamento dei suoi dati, salvo che vi siano legittimi motivi del Titolare, prevalenti rispetto ai suoi, per procedere al trattamento; ad esempio per l’esercizio di un diritto o per la difesa del Titolare in sede giudiziaria.
· la portabilità: il Candidato può chiedere di ricevere i dati da lui conferiti, o di farli trasmettere ad altro titolare da lui indicato, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.
Tali diritti possono essere esercitati, in qualsiasi momento, con richiesta scritta inviata al Titolare all’indirizzo email [email protected] o pec [email protected] ovvero in alternativa, scrivendo all’indirizzo postale della sede legale (via Togliatti, 2, Rescaldina – Mi).
In ogni caso il Candidato ha sempre diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali, ai sensi dell'art. 77 del Regolamento UE 2016/679 GDPR, qualora ritenga che il trattamento dei propri dati sia contrario alle normative vigenti.
