Informativa per i candidati ai sensi dell'art. 13 del GDPR UE 2016/679 relativi alla tutela del trattamento dei dati personali

Con il presente documento, le società di seguito individuate come contitolari del Trattamento intendono informare i candidati all’assunzione sulle modalità con cui trattano i loro dati personali. Le verranno, quindi, fornite indicazioni chiare e semplici circa il trattamento dei Suoi dati personali, trattamento che sarà improntato ai principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione dei dati, esattezza, integrità e riservatezza.

CONTITOLARI DEL TRATTAMENTO

Sono contitolari del trattamento di ricerca e selezione del personale, in quanto ne determinano congiuntamente finalità e modalità, in forza di Accordo interno stipulato ai sensi dell’art. 26 GDPR (“Regolamento”), le seguenti società:

A&V SRL, con sede in Milano (MI), via San Gimignano 4/A P.IVA e C.F. 03347130134,  e.mail [email protected]

MAX FACTORY SRL con sede in Milano (MI), via San Gimignano 4/A P.IVA e C.F. 03470730130 e.mail [email protected]

MAX FASHON SRL con sede in Milano (MI), via San Gimignano 4/A P.IVA e C.F. 08629570964, e.mail [email protected]

MF AGORA’ SRL con sede in Milano (MI), via San Gimignano 4/A P.IVA e C.F. 11039910960, e.mail [email protected]

MF VOGUE SRL, con sede in Viale Berengario, 9 P.IVA e C.F. 09722380962, e.mail [email protected]

MF LARIO SRL con sede in Milano (MI), via San Gimignano 4/A P.IVA e C.F. 10875630963, e.mail [email protected]

MF AUGUSTA SRL, con sede in Milano (MI), via San Gimignano 4/A P.IVA e C.F. 11039920969, e.mail [email protected]

ACCORDO DI CONTITOLARITA’

I contitolari hanno stipulato un accordo ai sensi dell’art. 26 Reg. UE 2016/679, il cui contenuto viene di seguito riassunto ed in ordine al quale possono essere richieste informazioni scrivendo all’indirizzo [email protected]

Le società contitolari lavorano in stretta correlazione fra loro e gestiscono congiuntamente il processo di selezione del nuovo personale relativamente ai punti vendita ad insegna Max Factory e MYX ubicati sul territorio nazionale di proprietà delle Parti del presente accordo, per poi indirizzare i candidati selezionati verso l’assunzione da parte della società titolare del punto vendita in relazione al quale il candidato ha presentato richiesta tramite invio/consegna di Curriculum Vitae (CV) o, previo accordo con il candidato, da parte di una delle diverse società sopra elencate.

I contitolari hanno redatto di comune accordo la presente informativa e la mettono a disposizione dei candidati sul sito web maxfactory.eu – sezione Lavora con noi oppure consegnandola o inviandola telematicamente al medesimo al primo momento utile successivo alla consegna spontanea del CV da parte del candidato (avvenuta, ad esempio, presso uno dei punti vendita delle società).

OGGETTO DEL TRATTAMENTO E PROVENIENZA

Il trattamento che i contitolari intendono effettuare ha ad oggetto i Suoi dati personali, così come definiti dal Codice Privacy e dal GDPR, che Lei ci fornirà o ci ha fornito attraverso consegna manuale di curriculum vitae (“CV”) e/o registrazione al sito web maxfactory.eu, sezione LAVORA CON NOI, con contestuale invio telematico del CV e/o nel corso del colloquio eventualmente successivamente sostenuto con il personale e/o delegati dei contitolari.

I dati raccolti e trattati comprendono i dati anagrafici, dati di contatto, dati relativi al rapporto di lavoro attuale e pregresso, dati relativi alle esperienze formative, professionali e inquadramento contrattuale, attitudini professionali e capacità di lavorare in team, immagine.

A titolo esemplificativo e non esaustivo: nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, residenza, sesso, contatti telefonici, titolo di studio, esperienze lavorative, nonché eventuali ulteriori dati da Lei inseriti nel CV e/o forniti in fase di colloquio oltre ad eventuali video/colloqui registrati tramite sistemi automatizzati su piattaforme in uso dai Titolari e che include un intervento da parte del Valutatore (di seguito, “Dati”).

I Dati sono, quindi, da Lei direttamente forniti oppure raccolti, nel rispetto del Regolamento, presso terzi (a titolo esemplificativo, potranno essere raccolti i dati anagrafici, dati di contatto e le informazioni relative alla candidatura presso i social network e/o banche dati etc.).

La informiamo inoltre che i contitolari potranno trattare categorie particolari di dati in quanto si ritiene applicabile una delle condizioni che consente di trattare tali dati ai sensi dell’art. 9.2 RGPD. Precisamente, tali dati sono i dati relativi alla salute come l’appartenenza a categorie protette, eventualmente contenuti nel CV o in eventuale ulteriore documentazione trasmessa alle Società (di seguito: “Categorie Particolari di Dati”). Tali dati saranno trattati in conformità alle prescrizioni di Legge.

MODALITÀ DI TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali verrà effettuato con modalità informatiche (anche attraverso inserimento dei dati all’interno di software/gestionali) e/o manuali che garantiscono la riservatezza e la sicurezza degli stessi. I dati sono raccolti secondo le indicazioni della normativa di riferimento, con particolare riguardo alle misure di sicurezza previste dal GDPR (art. 32) con logiche atte a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi; a tale scopo il trattamento dei dati viene svolto applicando costantemente misure tecniche ed organizzative di sicurezza a presidio dei rischi di perdita, di usi illeciti o non corretti e di eventuali accessi non autorizzati. I dati saranno trattati da parte dei Contitolari esclusivamente per le finalità richieste; saranno conservati all’interno di uffici, armadi/scaffalature, all’interno di caselle di posta elettronica, nonché archiviati elettronicamente nei dispositivi informatici (Pc, notebook, ecc).

I dati personali non saranno trattati a mezzo di un processo decisionale automatizzato.

FINALITA’ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO - CONSERVAZIONE DEI DATI

I Suoi Dati saranno trattai per le seguenti finalità:              

A) Svolgere attività di ricerca e selezione dei candidati e ogni altra finalità connessa o strumentale, ivi incluse per future selezioni, fra cui:

-       garantire il corretto svolgimento del processo di selezione del personale (es. gestione e valutazione delle candidature); contattarLA per invitarLA ad un colloquio di lavoro e/o per dare riscontro in merito all’esito dei processi di valutazione della candidatura;

-       consentire l’eventuale adempimento di obblighi precontrattuali e contrattuali necessari ai fini dell’instaurazione del rapporto di lavoro;

-       conservare nell’apposito database il suo CV al fine di valutarlo anche per ulteriori e/o future posizioni di potenziale interesse, affini alle sue esperienze e qualifiche professionali.

L’attività di ricerca e selezione del personale potrà prevedere diverse fasi e proseguire su piattaforme in uso dai contitolari. Ad esempio, Lei potrà essere preliminarmente contattato telefonicamente o tramite e-mail e successivamente svolgere un video-colloquio da remoto direttamente con personale incaricato della sua valutazione di idoneità ovvero registrare un video-colloquio che sarà successivamente sottoposto alla valutazione del personale incaricato dai contitolari ai fini della valutazione della sua candidatura.

Trattiamo i Dati per l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta.

I dati personali verranno conservati per tutta la durata dell’attività di selezione nonché in fase successiva all’eventuale assunzione nei termini di seguito indicati.

-       Dati dei candidati che non sono stati chiamati a colloquio: 12 Mesi

-       Dati dei candidati che sono stati chiamati a colloquio 12 Mesi

-       Dati dei candidati assunti 5 anni

Immagini/riprese dei video-colloqui da Lei registrati saranno conservati per massimo di 12 Mesi. 

Il conferimento dei Dati Personali ed il conseguente consenso al trattamento sono obbligatori per l’attività di ricerca e selezione del personale. Il rifiuto di fornire i Dati Personali impedirà lo svolgimento da parte dei contitolari di tale attività e non consentirà che la Sua candidatura sia presa in considerazione.

B) Adempimento di obblighi o esercizio di diritti previsti dal diritto nazionale o comunitario in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, o da contratti collettivi, nonché a disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate e da organi di vigilanza e controllo.

I Dati verranno trattati per la necessità di adempiere obblighi legali cui sono soggetti i contitolari e/o per perseguire legittimi interessi dei contitolari. Invece, le Categorie Particolari di Dati di cui all’art. 9 GDPR verranno trattate per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti dei contitolari o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale in conformità con quanto previsto nell’art. 9.2, lett. b) RGPD.

Rientra in tali finalità, a titolo esemplificativo, il trattamento dei dati per forme di collocamento mirato e/o obbligatorio (come, ad esempio, le categorie protette).

I dati verranno conservati per tutta la durata dell’attività di selezione

Il conferimento dei Dati Personali ed il conseguente consenso al trattamento sono obbligatori e ciò anche per eventuali forme di collocamento mirato e/o obbligatorio. Il rifiuto di fornire i Dati Personali impedirà lo svolgimento da parte dei contitolari di tale attività e non consentirà che la Sua candidatura sia presa in considerazione.

C) Verificare, anche tramite società specializzate, che i dati forniti corrispondano al vero avvalendosi di informazioni pubbliche (ivi inclusi profili di social network professionali, banche dati, registri web).

Il trattamento potrà avere ad oggetto, a titolo esemplificativo, le informazioni connesse all’attitudine professionale al lavoro e sarà effettuato nella misura meno intrusiva possibile, adottando ogni necessaria misura per garantire un corretto bilanciamento tra il legittimo interesse del datore di lavoro a controllare e i diritti e le libertà fondamentali di questi ultimi

Trattiamo i Dati per un legittimo interesse dei contitolari per una più corretta e completa valutazione della candidatura.

I dati verranno conservati per tutta la durata dell’attività di selezione.

 D) Inviarle notifiche su eventuali nuove opportunità di lavoro

Trattiamo i Dati per inviarLe annunci relativi a nuove opportunità lavorative tramite e-mail o sms. L’invio di comunicazioni può avvenire anche tramite canali online (es. popup sito web).

Trattiamo i Dati per tale finalità solo in caso di Suo consenso, facoltativo e revocabile in qualsiasi momento (art. 6.1, lett. a) RGPD).

I suoi dati verranno conservati fino ad un massimo di 12 Mesi dal conferimento dei dati e/o all’eventuale revoca del consenso.

Il conferimento dei Dati per tale finalità è facoltativo. Il rifiuto di fornire i Dati non consentirà ai contitolari di inviarLe comunicazioni commerciali su nuove opportunità di carriera.

E) Per accertare, esercitare o difendere i diritti dei contitolari in sede di reclamo e/o risoluzione stragiudiziale e/o giudiziale, in caso fosse necessario.

Se necessario, trattiamo i Suoi Dati per un interesse legittimo dei contitolari o, se necessario, Categorie Particolari di Dati ai sensi dell’art. 9, par.2, lett. f) del RGPD.

Per tale finalità i Dati Personali saranno conservati per tutta la durata del reclamo e/o del procedimento stragiudiziale e/o giudiziale, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle tutele giudiziali e/o delle azioni di impugnazione. Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, i Dati Personali saranno distrutti, cancellati o resi anonimi, compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione e backup.

ACCESSO AI DATI E DESTINATARI DEL TRATTAMENTO

I Dati Personali saranno trattati esclusivamente da soggetti incaricati dia contitolari del perseguimento delle finalità sopra indicate, che sono stati espressamente autorizzati al trattamento e che hanno ricevuto adeguate istruzioni operative: a titolo esemplificativo e non esaustivo, dipendenti dei contitolari e/o società terze di cui i contitolari si avvalgono ai fini della selezione, recruiting e valutazione dei candidati; terzi fornitori di servizi che prestano servizi per conto dei Contitolari del trattamento, ad esempio fornitori di servizi IT, assistenza tecnico informatica, amministratore di sistema, gestori di mailing, fornitori di servizi di logistica.

I Dati potranno essere comunicati a soggetti operanti in qualità di titolari autonomi oppure trattati, per conto dei contitolari, da soggetti designati come responsabili del trattamento, a cui sono impartite adeguate istruzioni operative.

I Suoi dati potranno altresì essere comunicati, anche senza Suo consenso, per le finalità di cui sopra, a titolo esemplificativo, a organi di controllo, forze dell’ordine o magistratura che li tratteranno, su loro espressa richiesta, in qualità di autonomi titolari del trattamento per finalità istituzionali e/o in forza di legge nel corso di indagini e controlli.

UBICAZIONE DATI ED EVENTUALE TRASFERIMENTO VERSO PAESI EXTRA UE

I Dati non sono diffusi né saranno trasferiti in paesi extra UE. La gestione e la conservazione dei dati personali avverranno su server ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il contitolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di trasferire i dati extra UE e/o spostare l’ubicazione dei server in Italia e/o Unione Europea e/o Paesi extra-UE. In tal caso, per assicurare un adeguato livello di protezione dei Dati Personali, il trasferimento dei dati in paesi extra-UE avverrà in virtù di una richiesta di consenso all’interessato, di decisioni di adeguatezza approvate della Commissione Europea ovvero dell’adozione, da parte del contitolare, delle Clausole Contrattuali Standard predisposte dalla Commissione Europea.

DIRITTO DI ACCESSO AI DATI PERSONALI ED ALTRI DIRITTI

In relazione ai trattamenti dei dati personali sopra elencati, il Regolamento sancisce i diritti degli Interessati, previsti dagli art. 15, 16, 17, 18, 19 ,20, 21 e 22 ed in particolare:

-       Art. 15 – Diritto di accesso: l’Interessato ha il diritto di ottenere la conferma che sia in corso o meno un trattamento di dati personali che Lo riguardano e in tal caso di ottenere l’accesso ai dati personali nonché l’origine di tali dati, le finalità, le modalità del trattamento, i destinatari a cui i dati verranno comunicati e le logiche applicate in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici.

-       Art. 16 – Diritto di rettifica: l’Interessato ha il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che Lo riguardano senza ingiustificato ritardo.

-       Art. 17 – Diritto alla cancellazione: l’Interessato ha il diritto di ottenere la cancellazione o la trasformazione in forma anonima dei dati personali che Lo riguardano (in presenza di apposite motivazioni riportate nell’Art. 17 del Regolamento, ossia se: a) trattati illecitamente; b) non più necessari in relazione agli scopi per i quali sono stati raccolti o successivamente trattati; c) in caso di revoca del consenso su cui si basa il trattamento e in caso non sussista altro fondamento giuridico, d) qualora Vi siate opposti al trattamento e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per proseguire il trattamento; e) in caso di adempimento di un obbligo legale; f) nel caso di Dati riferiti a minori. Il contitolare può rifiutare la cancellazione nel caso di: a) esercizio del diritto alla libertà di espressione e di informazione; b) adempimento di un obbligo legale, esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse o esercizio di pubblici poteri; c) motivi di interesse sanitario pubblico; d) archiviazione nel pubblico interesse, ricerca scientifica o storica o a fini statistici; e) esercizio di un diritto in sede giudiziaria.

-       Art. 18 – Diritto di Limitazione: l’Interessato ha il diritto di limitare i trattamenti dei dati personali che Lo riguardano (in presenza di apposite motivazioni riportate nell’Art. 18 del Regolamento, ossia:

a) contestazione dell’esattezza dei Dati personali;

b) trattamento illecito del contitolare per impedirne la cancellazione;

c) esercizio di un Vostro diritto in sede giudiziaria;

d) verifica dell’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del contitolare rispetto a quelli dell’interessato).

-       Art. 19 – Diritto di ricevere notifica in caso di rettifica/cancellazione/limitazione: il contitolare del trattamento ha l’obbligo di comunicare a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali le eventuali rettifiche, cancellazioni o limitazione del trattamento effettuate a norma degli art. 16, 17 e 18, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato.

-       Art. 20 – Diritto alla Portabilità dei dati: l’Interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che Lo riguardano e da Lei forniti. Nell’esercitare i propri diritti relativamente alla portabilità dei dati, l’Interessato ha il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile.

-       Art. 21 – Diritto di Opposizione: l’Interessato ha il diritto di opporsi al trattamento (in presenza di apposite motivazioni, riportate nell’art. 21 del Regolamento, ossia: a) per motivi legittimi, al trattamento dei Dati Personali che Vi riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di Dati Personali che Vi riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale, mediante l’uso di sistemi automatizzati di chiamata senza l’intervento di un operatore mediante email e/o mediante modalità di marketing tradizionali mediante telefono e/o posta cartacea;) e il contitolare deve astenersi dal trattare ulteriormente i dati personali in questione salvo determinate fattispecie come da art. 21 medesimo.

-       Art. 22 ‐ Diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato: l’Interessato ha il diritto di non essere sottoposto ad una decisione basata esclusivamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo sulla sua persona.

Ogni richiesta inerente l’esercizio dei diritti sopra elencati può essere inviata all’indirizzo di posta elettronica [email protected] Il contitolare del trattamento fornirà riscontro alle richieste senza ingiustificato ritardo e comunque al più tardi entro 30 giorni dal ricevimento della richiesta. Il termine in questione potrà essere prorogato di ulteriori 2 mesi, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste (in tal caso l’Interessato verrà debitamente informato della proroga necessaria).

Rientra (ai sensi dell’art. 7 del Regolamento) tra i diritti dell’Interessato, inoltre, quello di revocare il consenso fornito in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento dei dati personali effettuati dal contitolare prima della revoca stessa.

DIRITTO DI PROPORRE RECLAMO

Qualora ritenesse che i trattamenti effettuati dai contitolari del trattamento possano aver violato le norme del Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali, Lei ha diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 77 del Regolamento 2016/679/UE.